Empresa: Editorial Luis Vives
Agente tecnológico: Golive Services
Presentación del Caso:
La Editorial Luis Vives, Edelvives, es un grupo editorial español dedicado a los libros de texto y material educativo, basado en la innovación y las nuevas tecnologías. Edelvives se encontraba en un proceso de transformación y cambio hacia un modelo de negocio digital y actualizado. Y es en este proceso donde surgió la necesidad de agilizar y digitalizar la gestión de gastos.
Para responder a esta necesidad, Edelvives desarrolló Gastifácil una solución que resolvía los asuntos básicos, aunque resultaba incompleta. No atendía a requerimientos de Hacienda y no recogía la opción de multicompañía e internacionalización. Es aquí donde surge la colaboración con Golive, en donde se parte de esta base de enfoque de cliente y experiencia de usabilidad de Edelvives para crear una nueva plataforma de desarrollo la cual proporciona una solución 360º a todo lo relativo a la gestión de los gastos de empresa. Gastifácil está homologada por la Agencia Tributaria Española y que permite a las empresas recuperar el IVA de tiques y facturas yendo hasta cuatro años atrás.
Proceso de trabajo:
El desarrollo de la aplicación se dividió en distintas fases:
- Fase 1: Consultoría
- Se mantuvieron reuniones con los comerciales que eran las personas que más necesitaban la aplicación, al estar continuamente viajando. Hicieron bastante hincapié en poder gestionar sus gastos de viaje diariamente y evitar acumularlos.
- El siguiente paso fue mantener reuniones con el personal de Administración para conocer qué información necesitaban gestionar y definir un proceso de aprobación de gastos.
- Fase 2: Diseño de prototipos
- Se desarrollaron varios prototipos para la aplicación web y móvil para que los usuarios visualizasen la aplicación.
- Fase 3: Desarrollo de la aplicación para web y
móvil con las funcionalidades siguientes:
- Configurable para cada empresa, en función de sus necesidades
- Multi Empresa, Multi Moneda y Multi Idioma
- Introducción y consulta de gastos (tiques y kilometraje) y anticipos.
- Proceso de Aprobación / Rechazo de gastos y anticipos.
- Permite el reparto de un gasto entre varios empleados de la empresa
- Permite realizar una distribución analítica (centro de coste, proyecto…)
- Alertas a través del correo electrónico y móvil.
- Introducción y consulta de gastos de facturas.
- Inclusión de OCR.
- Integración con ERP.
Beneficios obtenidos por la empresa:
Edelvives considera que la aplicación le aporta muchos beneficios
- Es fácil de usar: Permite al usuario gestionar sus propios gastos a través de un proceso sencillo e intuitivo.
- Es rápida: El proceso es ágil y requiere poca dedicación a realizar esta tarea.
- Permite llevar los gastos al día, pudiendo añadir los gastos desde cualquier lugar a través de la app móvil o la aplicación web. Además, esto evita los problemas por pérdidas de tiques.
- Le permite reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas.
- Está integrado con su ERP (Oracle JD Edwards).